Trong những năm gần đây, loại hình dịch vụ Văn phòng ảo đã được biết đến rộng rãi hơn trong cộng đồng các doanh nghiệp trẻ. Thế nhưng khái niệm “Văn phòng ảo là gì?” vẫn còn khá mơ hồ và chưa thực sự được giải đáp với những đối tượng đang quan tâm về dịch vụ này. Vì vậy Enouvo Space sẽ giúp bạn giải đáp tất tần tật về loại hình dịch vụ đặc biệt này trong bài viết bên dưới, cùng tìm hiểu nhé!

1. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một loại hình dịch vụ mà trong đó bên thuê sẽ trả tiền để được sử dụng địa chỉ kinh doanh hợp pháp của bên cho thuê để đặt địa chỉ văn phòng đại diện của mình mà không cần phải thuê bất cứ văn phòng “thực” nào. Như vậy, chỉ với một mức phí thấp hơn nhiều so với việc thuê một văn phòng làm việc, người thuê đã có ngay địa chỉ hợp pháp để được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, nhân sự lễ tân túc trực và nhận bưu phẩm,… mà không cần phải có văn phòng làm việc.

Văn phòng ảo thường kèm theo một địa chỉ văn phòng ảo. Đó là địa chỉ thực của tòa nhà hoặc một trung tâm thư tín giúp doanh nghiệp nhận những bưu kiện. Ngoài ra, địa chỉ văn phòng ảo còn có thể được sử dụng để đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp. Hầu hết các địa chỉ kinh doanh ảo đều được giám sát bởi đội ngũ nhân viên tòa nhà chuyên nghiệp để đảm bảo rằng các gói hàng và thư từ của bạn sẽ đến nơi an toàn.

2. Đối tượng phù hợp sử dụng văn phòng ảo?

Mô hình Văn phòng ảo có thể phù hợp cho nhiều đối tượng khác nhau, cụ thể:

• Công ty Startups hay SMEs chưa có nhiều ngân sách để lập văn phòng
• Cá nhân đang có ý định thành lập và đăng ký doanh nghiệp
• Chủ đầu tư dự án
• Công ty lớn trong nước hoặc công ty nước ngoài muốn mở thêm chi nhánh/đặt văn phòng đại diện

Chung quy lại, văn phòng ảo cung cấp địa chỉ kinh doanh và một vài dịch vụ cần thiết khác như lễ tân, phòng họp lẻ,… giúp các doanh nghiệp/tư nhân mới trong thị trường kinh doanh mà họ nhắm tới giảm thiểu tối đa chi phí nhưng cũng đủ để đáp ứng các nhu cầu của họ. Đặc biệt, trong giai đoạn bình thường mới ảnh hưởng bởi dịch COVID-19, Văn phòng ảo trở nên “HOT” hơn bao giờ hết và được xem là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trẻ khi tiến vào thị trường Đà Nẵng.

3. Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Vậy với hình thức chỉ thuê một địa chỉ để đăng ký cho doanh nghiệp của mình và cụm từ “ảo” dễ gây nên sự mơ hồ, thì tính hợp pháp của văn phòng ảo là gì?

Theo Khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, “Doanh nghiệp” là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Ngoài ra, theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Như vậy, hiện tại pháp luật Việt Nam không có nội dung quy định bắt buộc “trụ sở chính của doanh nghiệp” phải là nơi làm việc trực tiếp của doanh nghiệp đó. Hơn nữa mô hình Văn phòng ảo cũng không nằm trong những loại hình kinh doanh mà pháp luật cấm hoặc không cho phép, vì vậy việc thuê và cho thuê Văn phòng ảo được xem là không vi phạm pháp luật.

4. Lợi ích của văn phòng ảo là gì?

Hiện nay dịch vụ văn phòng ảo đã không còn là một khái niệm quá xa lạ trong cộng đồng các doanh nghiệp trẻ như những năm về trước. Bởi những lợi ích nó mang lại giúp các chủ doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, tiền bạc và cả công sức trong những ngày đầu thành lập/gây dựng doanh nghiệp. Trong đó những lợi ích đáng chú ý nhất như sau:

• Tiết kiệm gấp nhiều lần chi phí so với thuê văn phòng làm việc
• Có được địa chỉ văn phòng đẹp trong thành phố hoặc thuận tiện cho doanh nghiệp bạn
• Có sẵn nhân sự lễ tân luôn túc trực nhận điện thoại và bưu phẩm gửi đến doanh nghiệp kịp thời và nhanh chóng mà không tốn 1 xu tuyển dụng
• Tạo được tính minh bạch và chuyên nghiệp khi có địa chỉ, bảng tên doanh nghiệp, số điện thoại, số fax, phòng họp, … khi có giao dịch với khách hàng
• Dễ dàng kết nối và tiếp đón khách hàng trong trường hợp cần thiết
• Giảm thiểu thất lạc thư từ quan trọng mà vẫn đảm bảo sự bảo mật

5. Những điều bạn cần lưu ý khi thuê văn phòng ảo

Với loại hình dịch vụ có liên quan nhiều đến pháp lý và thủ tục, hồ sơ nộp cho Nhà nước như Văn phòng ảo, việc hiểu rõ bản chất và lưu ý kĩ trước khi quyết định thuê dịch vụ là một bước thực sự cần thiết. Dưới đây là những điều cần lưu ý Enouvo Space đã tổng hợp dựa trên trường hợp thực tế mà khách hàng Văn phòng ảo của tụi mình đã gặp phải, bỏ túi ngay thôi nào!

• Tìm hiểu sự minh bạch và đáng tin cậy của công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Hiện tại loại hình dịch vụ này chưa có quy định rõ ràng trong luật, nên việc thị trường Đà Nẵng mọc lên rất nhiều bên cung cấp dịch vụ văn phòng ảo nhan nhản trên thị trường là một điều bạn cần lưu ý.
• Đặt ra thật nhiều câu hỏi một cách kỹ càng và làm rõ được vấn đề mà bạn thắc mắc với bên tư vấn. Nếu bạn không để câu hỏi của mình được giải đáp rõ ràng mà chỉ vội ký Hợp đồng thì sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của bạn sau này khi có vấn đề phát sinh.
• Tìm hiểu Bộ hồ sơ mà Nhà nước và Sở yêu cầu doanh nghiệp bạn cung cấp bao gồm những gì trước khi quyết định thuê. Đã có nhiều trường hợp bên cho thuê vì không đáp ứng được việc cung cấp đầy đủ giấy tờ hồ sơ liên quan nên giấy phép đăng ký doanh nghiệp của bên thuê bị trì hoãn và từ chối, làm mất rất nhiều thời gian thậm chí đến 1 năm vẫn không được giải quyết.
• Ngoài việc bạn thuê địa chỉ để đăng ký doanh nghiệp thì khi bạn được cấp giấy phép, tất cả những thông tin về doanh nghiệp của bạn đều là thật vì vậy bạn phải lưu ý hoàn thành và chịu trách nhiệm với các vấn đề về doanh nghiệp của mình với Nhà nước. Bên cho thuê Văn phòng ảo chỉ là bên CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ ĐỊA CHỈ.

6. Dịch vụ văn phòng ảo Đà Nẵng uy tín?

Hiện nay đã có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ Văn phòng ảo mở ra trên thị trường Đà Nẵng, trong đó có thể là công ty cho thuê riêng loại hình dịch vụ này và còn lại là các Coworking space, địa điểm cho thuê văn phòng tích hợp nhiều loại dịch vụ. Vì vậy bạn cần xem xét và tìm hiểu kỹ lưỡng những nơi uy tín để “trao thân gửi phận” cho doanh nghiệp của mình nhé! Cùng tìm hiểu top 5 Văn phòng ảo tại Đà Nẵng.

7. Lý do bạn nên thuê văn phòng ảo tại Enouvo Space

Tự hào là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp không gian làm việc hiện đại, tiện nghi tại Đà Nẵng, Enouvo Space đã có trên 5 năm kinh nghiệm làm việc và vận hành từ không gian làm việc chung, văn phòng cho thuê hay văn phòng ảo khi loại hình dịch vụ này còn chưa được biết đến rộng rãi.

Ngoài kinh nghiệm lâu năm và uy tín mà Enouvo Space mang lại cho khách hàng, bạn sẽ được hưởng những lợi ích gì khi thuê văn phòng ảo tại Enouvo Space?

• Dịch vụ giá rẻ – Có ngay địa chỉ đẹp để đặt văn phòng đại diện
• Được cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ, chứng từ xịn xò hỗ trợ làm giấy phép Đăng ký kinh doanh với tỷ lệ thành công là 100%, ngay cả với những yêu cầu khắt khe từ doanh nghiệp nước ngoài
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình và chu đáo giúp bạn giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý và tài liệu cung cấp, không lo thất lạc thư từ quan trọng từ khách hàng
• Hỗ trợ đặt bảng tên công ty bên ngoài tòa nhà, đảm bảo độ tin cậy với khách hàng và cơ quan kiểm tra
• Được trải nghiệm miễn phí không gian làm việc chung tại Enouvo Space
• Tiện lợi khi có nhu cầu thuê phòng họp lẻ với dịch vụ trọn gói và giá ưu đãi cho thành viên khi cần tiếp đón khách hàng
• Chính sách ưu đãi cực hời cho hợp đồng dài hạn

Chắc hẳn đến đây bạn cũng đã thấy được dịch vụ VĂN PHÒNG ẢO với các ưu điểm TIẾT KIỆM – TIỆN LỢI – ƯU VIỆT sẽ là một giải pháp phù hợp có thể giải quyết nhanh gọn những trăn trở của bạn đây, đặc biệt khi bạn đang là một Startup hay SMEs.

Liên hệ Enouvo Space để được tư vấn ngay nhé!