Workshop là hình thức sự kiện đang ngày càng phổ biến và được chú trọng tại Việt Nam. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức workshop cũng thường được cân nhắc cẩn thận để đảm bảo buổi hội thảo sẽ diễn ra thành công. Vậy doanh nghiệp cần chú ý những điều gì để chọn ra một không gian tổ chức workshop lý tưởng? Hãy cùng Enouvo Space tìm hiểu trong bài viết dưới đây! 

Workshop là gì? 

Workshop là một buổi hội thảo được tổ chức với mục đích trao đổi kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng chuyên ngành,… về một lĩnh vực nào đó. Người chủ trì chính thường là các diễn giả hoặc khách mời có chuyên môn hoặc có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực được đề cập. 

Thông thường, một buổi workshop sẽ kéo dài trong khoảng từ 3 đến 4 tiếng. Mỗi workshop sẽ bao gồm nhiều nội dung và cách thức thực hiện khác nhau. Nhưng nhìn chung, cấu trúc một buổi workshop thường được chia làm 2 phần chính: Phần một là những chia sẻ và trao đổi của các chuyên gia, khách mời. Phần hai là chuyên mục hỏi đáp và giao lưu giữa người tham gia và diễn giả. 

Phân loại những hình thức workshop dựa trên mục đích

Workshop chia sẻ kiến thức

Đây là hình thức tổ chức workshop thông dụng và thuận tiện nhất trong khâu tổ chức. Trong buổi workshop sẽ có một hay nhiều giảng viên, diễn giả chia sẻ những thông tin hoặc kiến thức liên quan đến ngành nghề chuyên sâu. Sau đó, khoảng 1 phần 3 thời lượng còn lại của buổi talkshow sẽ dành cho thời gian giao lưu và giải đáp thắc mắc giữa các khách mời, những người tham gia và các diễn giả. 

Một buổi workshop chi sẻ kiến thức có thể thu hút từ vài chục cho đến vài trăm người và thời gian thường kéo dài trong khoảng từ 2-4 tiếng tùy theo ý muốn bên tổ chức và chính sách của địa điểm tổ chức workshop. 

Workshop đào tạo thực hành

Dạng workshop này thường được thấy ở nội bộ các doanh nghiệp, tổ chức với mục đích bồi dưỡng và nâng cao năng lực chuyên môn của nhân sự. Trong buổi workshop này, người tham gia sẽ được lắng nghe và truyền đạt những kinh nghiệm thực tiễn từ các diễn giả. Đồng thời họ sẽ nhận được những chỉ dẫn trực tiếp và thực hành kiến thức đó ngay trong buổi workshop. 

Quy mô của workshop thiên về thực hành thường nhỏ hơn so với workshop dạng chia sẻ kiến thức, có thể kéo dài trong khoảng từ 3-4 tiếng với khoảng vài chục người tham gia. 

Workshop quảng bá, giới thiệu

Hình thức workshop này thường được tổ chức với mục đích giới thiệu thương hiệu, sản phẩm với quy mô có thể nói là lớn nhất. Để tổ chức workshop này, cần có sự chuẩn bị hết sức tỉ mỉ và kỹ lưỡng nhằm giúp người tham gia biết đến thương hiệu nhiều nhất có thể. 

Đặc biệt, workshop với mục đích marketing còn có sự góp mặt của nhiều nhãn hàng và chuyên gia. Theo đó, bên đại diện các nhãn hàng và chuyên gia có nhiệm vụ giải thích và tư vấn những vấn đề về sản phẩm như: tên gọi, chức năng, giá bán, thành phần, đối tượng sử dụng,… cho những người tham gia. 

Thông thường, ban tổ chức sẽ mời những người tham dự dùng thử sản phẩm trực tiếp hoặc gửi tặng để họ mang về. Do tính chất sự kiện nên dạng hội thảo này thường được diễn ra ở những địa điểm tổ chức workshop lớn với quy mô lên đến vài trăm người, và việc dự trù số lượng người tham gia cũng khó khăn hơn so với hai hình thức ở trên.  

Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức workshop phù hợp

Xác định rõ nhu cầu của bạn

Một trong những điều đầu tiên và quan trọng nhất mà bạn phải làm là xác định rõ nhu cầu tổ chức buổi hội thảo. Trước khi tiến hành tìm địa điểm, bạn cần xác định rõ mục tiêu, tính chất, quy mô của buổi hội thảo sắp diễn ra. Đặc biệt, hãy dự trù thật kỹ số lượng người tham gia để đưa ra lựa chọn phù hợp khi làm việc với các địa điểm tổ chức workshop. 

Kiểm tra ngân sách và dự trù kinh phí

Một điều quan trọng không kém chính là tính toán khả năng chi trả cho địa điểm tổ chức workshop. Bởi vì mỗi địa điểm cho thuê sẽ có những mức giá khác nhau cho từng gói thuê.  Cần tham khảo kỹ các thông tin liên quan đến giá thuê và chi phí cho sự kiện như chi phí sử dụng thiết bị, dịch vụ, ăn uống,… và lập ra bảng dự trù kinh phí. Bản kế hoạch ngân sách càng chi tiết thì việc tìm kiếm địa điểm càng nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Nếu ngân sách của bạn có hạn, hãy xem xét lựa chọn một địa điểm tổ chức workshop ở những nơi ít người biết hơn. Vì những địa điểm đó thường có mức chi phí thấp hơn mặt bằng chung nhưng vẫn cơ bản đáp ứng được các yêu cầu về tiện ích và cơ sở vật chất cần thiết.    

Nghiên cứu, tìm hiểu các địa điểm tổ chức workshop trên địa bàn

Sau khi đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nhu cầu tổ chức và ngân sách, hãy bắt tay vào việc tìm kiếm các địa điểm tổ chức workshop. Bạn nên tìm kiếm thông tin trên các trang web chính thống như Coworker hoặc các trang web uy tín được Google đề xuất. Đặc biệt, hãy dành thời gian đọc thật kỹ các thông tin trên website của từng bên cho thuê. Sau đó, hãy lập một bảng so sánh dịch vụ của các bên để lọc ra các lựa chọn phù hợp nhất. 

Xem xét vị trí của địa điểm tổ chức workshop

Địa điểm tổ chức workshop là một trong những yếu tố có sức ảnh hưởng nhất đến sự thành công của buổi hội thảo. Nếu địa điểm tổ chức workshop nằm ở vị trí khó tìm hoặc có môi trường xung quanh buồn tẻ thì sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của những người tham gia. Vậy nên, một địa điểm lý tưởng phải là nơi tọa lạc tại vị trí gần trung tâm thành phố hoặc nằm trong khu vực sầm uất với một địa chỉ dễ tìm kiếm. 

Bên cạnh đó, các tiện ích cũng cần được quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức workshop. Ví dụ như các dịch vụ kèm theo như nhà hàng, quán cà phê, phòng tập gym, spa, khu giải trí,…sẽ giúp khách hàng thư giãn và tận hưởng thời gian giải trí sau nhiều giờ tham gia hội thảo.

Khảo sát trực tiếp các địa điểm tổ chức workshop 

Để đảm bảo nơi diễn ra buổi hội thảo sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn như mong đợi, hãy dành thời gian đến tận nơi khảo sát địa điểm đó trước khi chốt hợp đồng với bên cho thuê. Những điểm cần xem xét bao gồm: cơ sở vật chất, an ninh, đội ngũ nhân viên, sức chứa,… 

Cơ sở vật chất: Địa điểm tổ chức workshop cần được trang bị đầy đủ các thiết bị và dịch vụ cần thiết để tổ chức hội thảo, bao gồm bàn ghế, máy chiếu, màn hình, thiết bị âm thanh, nước uống,… và các dịch vụ hỗ trợ khác. Nếu workshop có liên quan đến các hoạt động ngoài trời thì nên lựa chọn những địa điểm có khu vực sân vườn, tầng thượng, khu vực nhiều cây xanh và thoáng đãng để các hoạt động diễn ra một cách thoải mái và thuận tiện hơn.

Sức chứa: Hãy đảm bảo không gian tổ chức hội thảo có sức chứa phù hợp với số lượng người xác nhận sẽ tham gia. Như vậy bạn có thể xác định được cách sắp xếp bàn ghế cho khách mời và các thiết bị cần thiết cho sự kiện. Điều đó sẽ giúp bạn tránh được những tình huống thiếu hoặc thừa chỗ ngồi, ghế ngồi cho người tham gia.

Nhân viên: Hãy quan tâm đến đội ngũ nhân viên phục vụ tại địa điểm tổ chức workshop. Các nhân viên được đào tạo tốt và có kinh nghiệm sẽ giúp đỡ và hỗ trợ các vấn đề liên quan đến thiết bị và dịch vụ tốt hơn.

Trang hoàng và thiết kế: hãy chú ý đến phong cách thiết kế và cách set-up không gian của nơi đó xem có phù hợp với tính chất buổi workshop hay không.    

Bãi đậu xe: Phần lớn người tham gia sự kiện sẽ chọn cách tự di chuyển đến địa điểm tổ chức workshop để đảm bảo tính chủ động. Nếu bạn có những vị khách quan trọng đến tham gia thì việc có dịch vụ giữ xe cũng sẽ tạo được thiện cảm và thể hiện mức độ chuyên nghiệp của buổi hội thảo hơn. Do đó, hãy đặt đây là một trong những tiêu chí quan trọng để khảo sát khi đến địa điểm tổ chức sự kiện. Trong trường hợp địa điểm đó không có bãi đậu xe thì hãy xem thử các khu vực gần xung quanh có chỗ để xe phù hợp hay không.

An ninh: Mức độ an ninh của địa điểm tổ chức cũng là điều quan trọng cần lưu ý. Hãy lựa chọn những địa điểm có hệ thống an ninh và bảo mật chất lượng cao với đội ngũ bảo vệ túc trực, camera giám sát 24/7 để đảm bảo an toàn cho những người tham gia.

Địa điểm tổ chức workshop tại Đà Nẵng

Tọa lạc tại vị trí gần trung tâm thành phố Đà Nẵng, Enouvo Space là đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức workshop Đà Nẵng uy tín và hiện đại. 

Tại đây, doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi hội thảo chuyên nghiệp với trang thiết bị hiện đại và không gian sự kiện đa dạng. Ngoài hỗ trợ địa điểm tổ chức hội thảo, Enouvo Space còn cung cấp không gian phù hợp cho những mục đích sử dụng khác nhau như thuyết trình, hội họp, đào tạo,…với sức chứa lên đến 150 người. 

Đặc biệt, doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức các buổi workshop trong phòng lớn yên tĩnh hoặc thay đổi không khí với không gian sự kiện trên tầng thượng của Enouvo Space. 

Nếu bạn đang có dự định tổ chức một buổi workshop tại Đà Nẵng, hãy liên hệ Enouvo Space để khám phá các địa điểm tổ chức workshop của chúng tôi.