Văn phòng làm việc chia sẻ hay coworking space là mô hình văn phòng dùng chung hiện đại đang có xu hướng phát triển nở rộ ở các thành phố lớn trên thế giới. Mô hình này đã được Brad Neuberge ra mắt lần đầu tiên vào năm 2002 tại San Francisco.

Theo Statista, hiện nay đã có khoảng 18.700 coworking space trên toàn thế giới. Và đặc biệt, số lượng coworking space đã có sự tăng trưởng vượt bậc, lên đến 158% kể từ năm 2020. Điều này góp phần chứng minh vị thế ngày càng cao cũng như mức độ phát triển nhanh chóng của mô hình này.

Vậy mô hình coworking space là gì và nó được vận hành như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Co-working space là gì?

Coworking space là mô hình văn phòng cung cấp một không gian làm việc chung cho các cá nhân và tổ chức cùng sử dụng. Các không gian chia sẻ thường được trang bị đầy đủ những tiện nghi cần thiết như bàn ghế làm việc, phòng họp, không gian sinh hoạt chung, internet tốc độ cao, các thiết bị in ấn, khu vực bếp, quán cà phê, nhân viên hỗ trợ tại chỗ… và rất nhiều dịch vụ kèm theo.

Coworking space được xem là một giải pháp thay thế cho văn phòng truyền thống, quán cà phê hay nhà riêng, nơi mọi người vừa có thể tránh xa phiền nhiễu vừa tránh khỏi cảm giác bị cô lập. Đặc biệt, không gian làm việc chung cũng là nơi lý tưởng để mở ra các cơ hội kết nối giữa tổ chức, doanh nghiệp, doanh nhân và những người cùng chí hướng. Ở đó họ có thể gặp gỡ, chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và hợp tác cùng nhau.

Đối tượng sử dụng coworking space

Những người sử dụng coworking space thường được gọi chung là coworker. Vậy để hiểu rõ hơn coworker là gì, hãy tìm hiểu những đối tượng chủ yếu sử dụng không gian làm việc chung dưới đây:

Freelancer và những người làm việc từ xa

Người làm việc tự do (freelancer) và người làm việc từ xa thường chọn không gian làm việc chung thay vì làm việc tại nhà hoặc quán cà phê. Bởi vì không gian chia sẻ mang đến cho họ cảm giác sở hữu một nơi làm việc riêng, một môi trường làm việc năng động sáng tạo mà không cảm thấy quá ồn ào hay cô độc khi làm việc một mình.

Doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ

Không gian làm việc chung cung cấp cho các chủ doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân một lựa chọn hợp lý và linh hoạt để thiết lập và vận hành doanh nghiệp của họ. Họ có thể thoải mái làm việc trong một không gian làm việc chuyên dụng, tiện nghi và một môi trường đủ chuyên nghiệp mà không tốn quá nhiều chi phí.

Doanh nghiệp Startups

Các công ty startups thường lựa chọn coworking space để giải quyết những khó khăn tạm thời về tài chính. Mặc dù số lượng nhân viên không nhiều nhưng họ vẫn cần có một địa chỉ kinh doanh lý tưởng và không gian làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó, coworking space cũng mang đến những cơ hội tuyệt vời để họ được tiếp xúc với những cộng đồng và cá nhân có cùng chí hướng.

Digital nomads

Digital nomads hay dân du mục kỹ thuật số là những người làm việc từ xa kết hợp với đi du lịch. Họ thường tận dụng các coworking space làm nơi làm việc tạm thời ở các quốc gia và khu vực khác nhau. Bằng cách đó, họ vừa có thể kết nối với cộng đồng những người cùng chí hướng ở địa phương vừa duy trì năng suất làm việc hiệu quả.

Independent Professionals

Independent professionals là những người hành nghề độc lập như nhà văn, nhà thiết kế, chuyên gia tư vấn,…có nhu cầu tìm một không gian làm việc hiệu quả. Tương tự như freelancers và digital nomads, họ chọn làm việc ở các coworking space để tận dụng các tiện nghi sẵn có và tìm cảm hứng, động lực để nâng cao hiệu suất.

Cách vận hành của co-working space là gì?

Mặc dù được set up và trang bị đầy đủ nội thất như một không gian làm việc bình thường, nhưng coworking space lại khác với các văn phòng thường thấy. Mô hình này cho phép nhiều cá nhân, doanh nghiệp khác nhau cùng chia sẻ và chung đụng trong cùng một không gian.

Các coworking space thường hoạt động dưới hình thức cho thuê văn phòng và mở rộng nguồn thu sang các dịch vụ khác như quan hệ đối tác và thành viên. Tuy nhiên, việc cho thuê văn phòng vẫn đóng vai trò là nguồn thu nhập chính ở hầu hết các không gian làm việc chung.

Để nắm rõ hơn cách vận hành co-working space là gì, hãy cùng tìm hiểu qua các đặc điểm dưới đây:

Membership

Coworking space cung cấp cho các cá nhân và doanh nghiệp các gói đăng ký thành viên để có thể sử dụng dịch vụ trong thời gian nhất định và được hưởng các quyền lợi dành riêng cho thành viên. Thông thường, các coworking space sẽ cung cấp các gói thuê theo giờ, theo ngày, theo tuần và theo tháng. Các coworker đã đăng ký thành viên sẽ được sử dụng các gói thuê này với mức giá ưu đãi hơn.

Dịch vụ

Thông thường, một coworking space sẽ cung cấp rất nhiều dịch vụ khác nhau. Vậy các dịch vụ thường thấy của một co-working space là gì? Câu trả lời nằm ở 3 loại hình dưới đây:

Coworking Desk: Đây là loại hình dịch vụ chính của coworking space, thường được phân chia thành hai loại:

• Hot Desk (Chỗ ngồi linh động): Về cơ bản là một chỗ ngồi ngẫu nhiên mà bạn có thể chọn để làm việc mỗi ngày. Giải pháp này phù hợp với những người thường xuyên di chuyển và thích trải nghiệm nhiều chỗ ngồi khác nhau.
• Fixed Desk (Chỗ ngồi cố định): Tương tự như bàn làm việc riêng của một nhân viên tại văn phòng truyền thống, Fixed desk cho phép người dùng sở hữu một chỗ ngồi cố định trong một khoảng thời gian nhất định mà không ai khác có thể sử dụng. Đây là giải pháp kinh tế và phù hợp với những người ưa thích sự ổn định.

Private Office (Văn phòng riêng): Dịch vụ này cho phép các cá nhân hoặc công ty sử dụng một không gian văn phòng riêng. Về cơ bản, nó cũng có đầy đủ các tiện ích như một văn phòng bình thường nhưng vẫn nằm trong hệ sinh thái coworking space.

Meeting Room (Phòng họp): Các coworking space thường tích hợp dịch vụ phòng họp cho thuê như một dịch vụ hoặc lợi ích đi kèm. Phòng họp thường được thiết kế với đa dạng kích thước và kiểu dáng, không chỉ đáp ứng nhu cầu tổ chức các cuộc họp mà còn có thể sử dụng cho các mục đích khác như đào tạo, phỏng vấn, gặp gỡ đối tác, khách hàng…

Virtual Office (Văn phòng ảo): Là dịch vụ cung cấp một địa chỉ kinh doanh hợp pháp được sử dụng cho giấy đăng ký kinh doanh của các doanh nghiệp. Dịch vụ này cũng bao gồm địa điểm giao dịch, số điện thoại, biển hiệu công ty, lễ tân, phòng họp và một số dịch vụ khác.

Event Space (Không gian sự kiện): Để đáp ứng mục tiêu mở rộng kết nối giữa cộng đồng digital nomad và các doanh nghiệp, nhiều coworking space xây dựng các không gian sự kiện rộng rãi để cho thuê hoặc phục vụ các sự kiện do coworking space tự tổ chức.

Ngoài ra, một số không gian làm việc chung cung cấp các dịch vụ kèm theo như xử lý thư từ, dịch vụ lễ tân, hỗ trợ kỹ thuật, CNTT và quyền truy cập vào các tài nguyên kinh doanh. Các dịch vụ này có thể được bao gồm trong phí thành viên hoặc được cung cấp với một khoản phụ phí.

Tiện ích

Mỗi không gian làm việc chung đều sở hữu những tiện ích và cơ sở vật chất hiện đại, khang trang để phục vụ khách hàng. Các dịch vụ và thiết bị cơ bản của một coworking space bao gồm: wifi tốc độ cao, điều hòa, bàn ghế làm việc, túi beanbag, màn hình, máy in, máy chiếu, máy photocopy, micro, tủ đồ cá nhân, giữ xe, nước uống…

Các khu vực chung và khu vực lân cận bao gồm: không gian thư giãn/sinh hoạt chung, sân thượng ngoài trời, phòng bếp, quầy cà phê, phòng chăm sóc trẻ em, phòng gym, khu vực giải trí,…

Thời gian sử dụng

Một điểm nổi bật ở không gian làm việc chung là sự linh hoạt về thời gian làm việc. Nó cho phép người sử dụng lựa chọn khung giờ làm việc phù hợp. Do đó, họ có thể làm việc vào ban ngày, buổi tối hoặc cuối tuần, tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích cá nhân.

Tuy nhiên, tùy theo đặc điểm tính chất của từng địa phương hoặc chính sách hoạt động của từng đơn vị cho thuê mà nhiều coworking space phục vụ 24/7 hoặc chỉ mở cửa trong giờ hành chính.

Chi phí sử dụng

Không gian làm việc chung thường cung cấp các tùy chọn giá linh hoạt, cho phép các cá nhân hoặc doanh nghiệp lựa chọn các gói phù hợp với ngân sách và nhu cầu của họ. Chi phí có thể thay đổi dựa trên các yếu tố như mức độ truy cập, loại không gian làm việc, cơ sở vật chất, gói thành viên, và dịch vụ bổ sung cần thiết.

Tùy vào mức sống ở từng quốc gia và thành phố trên thế giới mà giá thuê coworking space có thể có sự chênh lệch. Nhìn chung, mức giá thuê từng dịch vụ có thể dao động như sau:

• Giá thuê theo giờ: $10 – $30 (~240.000 – 715.000 VND)
• Giá thuê theo ngày: $25 – $75 (~595.000 – 1.780.000 VND)
• Giá thuê theo tuần: $100 – $400 (~2.400.000 – 9.500.000 VND)
• Giá thuê theo tháng: $200 – $800 (~4.760.000 – 19.050.000 VND)

Môi trường làm việc

Coworking space cung cấp một hệ sinh thái cộng đồng chuyên nghiệp và lành mạnh. Đây là nơi tập trung những cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức đến từ nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Bạn có thể dễ dàng gặp gỡ rất nhiều chuyên gia, những người cùng chí hướng có thể đang hoạt động ở trong hoặc ngoài lĩnh vực bạn đang theo đuổi. Nhờ đó, bạn sẽ có nhiều cơ hội làm quen, trao đổi kiến thức, kinh nghiệm, mở rộng và xây dựng các mối quan hệ hợp tác, phát triển kinh doanh.

Ngoài ra, các coworking space cũng thường tạo ra những cơ hội kết nối cho các coworker thông qua các sự kiện, hội thảo, chương trình vườn ươm, bữa tiệc thân mật cho các thành viên, các hội nhóm và ứng dụng cộng đồng,…Điều mà rất khó có thể tìm thấy ở bất kỳ mô hình văn phòng nào khác.

Trên đây là toàn bộ thông tin giải thích mô hình co-working space là gì. Mong rằng bài viết đã giúp bạn đọc hiểu hơn về định nghĩa chung, cách thức hoạt động và đối tượng sử dụng coworking space.

Nếu bạn đang công tác tại Đà Nẵng và cần tìm kiếm một coworking space uy tín, hãy thử trải nghiệm không gian làm việc chung tại Enouvo Space. Là đơn vị tiên phong trong việc phát triển và đưa mô hình coworking space đến với cộng đồng sáng tạo Đà Nẵng, Enouvo Space cung cấp một môi trường làm việc chung lý tưởng giúp nâng cao hiệu suất và thúc đẩy kết nối giữa các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.

Liên hệ Enouvo Space để đặt chỗ ngay!